începând cu data de 25 mai 2018, Regulamentul 2016/679/UE privind protecția persoanelor fizice in ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date (in continuare “Regulamentul”) va fi aplicat de toate statele Uniunii Europene. Prin intermediul acestui Regulament se dorește crearea unui cadru legislativ unitar si uniform pe teritoriul Uniunii Europene.
În acest sens, vă informăm că, atunci când alegeți să intrați într-o legătură contractuală cu noi, noi prelucrăm datele cu caracter personal pe care Dvs. ni le puneți la dispoziție, fie bazându-ne pe un temei contractual sau legal, fie pe consimțământul Dvs. în legătură cu această prelucrare. Datele sunt prelucrate fie direct de ROMAN VIRAX („Operatorul”), fie prin entități împuternicite („Împuterniciții”), care prelucrează datele în numele și pe seama Operatorului.
Temeiul prelucrării este constituit după caz, din contractul pe care îl încheiați cu noi de fiecare dată când achiziționați un produs sau serviciu, din consimțământul exprimat de Dvs. în legătură cu prelucrarea, precum și prevederile legale aplicabile. Astfel, pentru a facilita desfășurarea activităților aflate in legătura cu contractul de asigurare si in vederea îndeplinirii obligațiilor legale, comunicam aceste date către autorități publice, operatori, terți sau împuterniciți sau altor categorii de destinatari.
NOTĂ DE INFORMARE PRIVIND PRELUCRAREA DATELOR PERSONALE DE CĂTRE ROMAN VIRAX
Pentru mai multă claritate, găsiți mai jos câteva definiții:
Date cu caracter personal (“Date Personale”): reprezintă orice informații privind o persoana fizica identificata sau identificabila; o persoana fizica identificabila este o persoana care poate fi identificata, direct sau indirect, in special prin referire la un element de identificare, cum ar fi nume, număr de identificare, date de localizare, identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identității sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale.
Prelucrarea Datelor Personale: reprezintă orice operațiune sau set de operațiuni efectuate asupra Datelor Personale sau asupra seturilor de Date Personale, cu sau fără utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziție in orice alt mod, alinierea sau combinarea, restricționarea, ștergerea sau distrugerea.
Persoana vizata poate fi: solicitantul unui serviciu oferit de către Operator, împuterniciții acestuia, precum si orice alte persoane fizice ale căror Date Personale pot fi transmise sau colectate de către Operator, in vederea desfășurării activităților de prelucrare a Datelor Personale, atât in scop propriu, cat si in numele si pe seama partenerilor săi contractuali, conform scopurilor determinate de aceștia din urma.
Contract: reprezintă actul juridic încheiat cu Operatorul, în baza căruia Operatorul furnizează produse și servicii. Pentru scopurile prezentei Informări si ale Acordului de prelucrare date personale, orice referința la „Contract” se va înțelege ca indicând toate contractele ce vor fi încheiate cu Operatorul.
Comunicare: reprezintă orice informație schimbata sau transmisa intre un număr determinat de participanți prin intermediul unui serviciu de comunicații electronice destinat publicului.
CE DATE PRELUCRĂM?
Pentru început, vă informăm că datele cu caracter personal pe care noi le prelucrăm sunt următoarele:
- date de identificare a persoanei fizice/persoanei fizice ce exercita o activitate autorizată/persoanei fizice ce : numele și prenumele, inițiala tatălui/mamei, adresa de domiciliu/reședință, codul numeric personal*/cod unic de identificare, numărul de telefon fix/mobil, serie și număr act de identitate, număr permis de conducere, serie/număr pașaport în cazul persoanelor nerezidente sau alte date având funcția de identificare;
- date comerciale: istoricul plăților, eventuale facturi restante etc.
Aceste date sunt necesare pentru pregătirea ofertei, ofertarea, negocierea, încheierea, executarea, modificarea sau încetarea Contractului, facturare si încasare, răspunsuri la reclamații. Aceste date ne sunt necesare pentru încheierea și buna desfășurare a Contractului, iar refuzul Dvs. de a ne furniza aceste date ne va pune în imposibilitatea de a vă furniza produsele și/sau serviciile dorite.
Menționăm că nu colectăm datele cu caracter sensibil al clienților noștri sau date aparținând minorilor. De asemenea, nu desfășurăm operațiuni de profilare sau marketing direct și nici nu derulăm procese decizionale automatizate.
ÎN CE TEMEI PRELUCRĂM DATELE?
dorim să știți că aceste date nu sunt prelucrate în mod arbitrar, în urma unei decizii unilaterale a ROMAN VIRAX, ci în baza unor temeiuri care sunt reglementate de GDPR.
Astfel, prelucrările datelor dvs. pot avea ca temei:
- încheierea și executarea contractului
- obligația legală a Operatorului (ex. raportările către ANAF)
- interesul legitim al Operatorului (ex. pentru transmiterea de oferte adaptate nevoilor Dvs. etc.)
ÎN CE SCOPURI PRELUCRĂM DATELE?
Datele Dvs. vor fi prelucrate pentru pregătirea ofertei, ofertarea, negocierea, încheierea, executarea, modificarea sau încetarea Contractului, facturare si încasare, răspunsuri la reclamații;
CUI PUTEM TRANSMITE DATELE DVS. PERSONALE?
Pentru a vă asigura mereu cele mai bune servicii, avem parteneriate constante cu diverși furnizori de servicii conexe, către care putem transmite datele Dvs. și care le prelucrează în calitate de Împuterniciți. Dorim însă să vă informăm că luăm toate măsurile pentru a ne asigura că Împuterniciții noștri respectă toate standardele de protecție a datelor cu caracter personal și se conformează scopurilor și modalităților de prelucrare stabilite de către noi.
Acești destinatari ai datelor pot fi:
- alți furnizori de servicii/produse subcontractanți ai Operatorului in vederea executării Contractului;
- societăți de recuperare creanțe;
- societăți ce oferă servicii de tip posta/curierat;
- instanțe de judecata sau arbitrale, precum si autorități competente sa cerceteze săvârșirea de fapte penale, la solicitarea acestora;
- avocați, notari sau executori judecătorești;
- alți subcontractori ai Operatorului, în funcție de necesități;
CÂT TIMP VOR FI PĂSTRATE DATELE DVS.?
Pentru a determina perioada pentru care vor fi prelucrate datele, luam in calcul durata contractuala pana la expirarea obligațiilor contractuale si termenele de arhivare, atât legale cât și interne.
Astfel, datele Dvs, vor fi păstrate:
(i) pe toata perioada executării Contractului,
(ii) ulterior încetării Contractului, pentru o perioada de 1 an.
CE DREPTURI AVEȚI?
- dreptul de a fi informat cu privire la Datele Personale prelucrate de Operator;
- dreptul de a obține din partea Operatorului, a confirmării faptului ca aceștia prelucrează Datele Personale ale persoanei vizate si, in caz afirmativ, acces la datele respective si la informații precum scopurile prelucrării, categoriile de date personale vizate, destinatarii sau categoriile de destinatari, acolo unde este posibil, perioada de stocare preconizata. In cazul in care Datele Personale nu sunt colectate direct de la persoana vizata, sursa acestor date precum si, acolo unde este cazul, existenta unui proces decizional automatizat incluzând crearea de profiluri;
- dreptul la rectificarea Datelor Personale inexacte sau completarea acestora;
- dreptul la ștergerea Datelor Personale, in conformitate cu prevederile legale aplicabile in domeniul protecției datelor cu caracter personal;
- dreptul la restricționarea prelucrării atunci când se aplica unul din următoarele cazuri: persoana vizata contesta exactitatea datelor, prelucrarea este ilegala, persoana vizata se opune ștergerii datelor, atunci când Operatorul nu mai are nevoie de Datele Personale in scopul prelucrării, dar persoana vizata le solicita pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept in instanța sau atunci când persoana vizata se opune prelucrării, pentru intervalul de timp in care se verifica daca interesele legitime ale Operatorului prevalează asupra celor ale Persoanei vizate;
- dreptul la portabilitatea datelor, care consta in posibilitatea de a solicita Operatorului transmiterea Datelor Personale furnizate de persoana vizata, într-un format structurat utilizat in mod curent si care poate fi citit automat, si transmiterea de către Persoana vizata a acestor date către un alt operator;
- dreptul de opoziție la prelucrarea Datelor Personale, in orice moment, in mod gratuit si fără nicio justificare pentru situații precum: (i) primirea de comunicări comerciale, pentru situațiile in care consimțământul persoanei vizate nu este necesar a fi obținut; (ii) adoptarea unei decizii automate, inclusiv crearea de profiluri; (iii) desfășurarea de activități de prelucrare necesare in vederea îndeplinirii unui interes legitim al Operatorului. In caz de opoziție nejustificata, Operatorul este îndreptățit sa prelucreze in continuare Datele Personale. In cazul in care, pe durata derulării Contractului, Persoana vizata își exercita dreptul de opoziție in mod repetat si nejustificat, Operatorul își rezerva dreptul de a nu mai răspunde unor astfel de solicitări. Dreptul de opoziție nu se va putea exercita cu privire la prelucrarea Datelor Personale necesare in vederea executării Contractului;
- posibilitatea persoanei vizate de a solicita Operatorului de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe o prelucrare automata, inclusiv crearea de profiluri, si care produce efecte juridice care sa privească Persoana vizata sau care sa o afecteze într-o măsura semnificativa. Cu privire la adoptarea unei decizii bazate exclusiv pe o prelucrare automata, persoana vizata are posibilitatea de a își exprima punctul de vedere, de a solicita intervenția unui operator uman, precum si posibilitatea de a contesta o astfel de decizie, prin modalitățile descrise in prezenta informare;
- dreptul de a depune o plângere in fata Autorității Naționale pentru Supravegherea Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP);
- dreptul de a se adresa justiției.
Pentru exercitarea drepturilor prevăzute la literele a)-h) de mai sus, puteți înainte către Operator o cerere scrisa, datată si semnata, la sediul ROMAN VIRAX sau puteți transmite o astfel de cerere pe email, către Responsabilul cu protecția datelor cu caracter personal, la adresa de email ***.
Plângeri referitoare la prelucrarea datelor personale pot fi adresate Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal.